ПРАКТИКА АВТОМАТИЗАЦИИ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА В РЕСТОРАНЕ

15 ноября 2010, 16:07
0
6
ПРАКТИКА АВТОМАТИЗАЦИИ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА В РЕСТОРАНЕ

В продолжение цикла публикаций об автоматизации управленческого учета на предприятиях питания предлагаем вашему вниманию интервью с Татьяной Черных, главным бухгалтером ресторана «Якитория» в Одессе. Отметим, что одесская «Якитория» первой в Украине решила внедрить у себя новую на тот момент систему автоматизации. Татьяна Черных поделилась с читателями «Ресторатора» практическими аспектами интегрирования программного продукта фирмы 1С-Рарус, особенностями его освоения, рассказала о целях и задачах проекта.

— Что послужило отправной точкой для решения об усовершенствовании системы учета в вашем ресторане? Какие необходимые вам функции были недоступны в уже существующей системе?

— Изначально у нас было несколько программ. Все они были, если можно так выразиться, монопольные, то есть практически не сообщались между собой, поэтому они нас не устраивали. Основная проблема была в том, что, например, товарный учет у нас был в отдельной программе, и все эти данные нужно было переносить в другую программу, предназначенную для оперативного учета. Отдельно была бухгалтерия, где нужно было параллельно вести все наши стандартные отчеты: бухгалтерский, налоговый — с соблюдением действующего законодательства. На это все уходило очень много времени. Было огромное желание объединить все виды учета в одну полноценную систему. И когда стало ясно, что такой возможности у наших уже существующих программ нет, мы начали изучать рынок на предмет учетных программ, которые предлагались на тот момент.

— Какие требования к программе были предъявлены? Какие новые задачи она должна была решить?
— Первое, что она должна была делать, это быть гибкой к различным доработкам, то есть мы понимали, что какую бы стандартную программу мы ни установили, все равно со временем нам понадобилось бы что-то дорабатывать в связи с нашим развитием и изменениями. То есть первое условие — в ней должна быть учтена возможность того, что мы захотим позже ее как-то модернизировать. Вторым условием было то, что в перспективе у нас планируется построение сети ресторанов, поэтому для нас важна возможность оперативного получения в единой системе всех данных из наших будущих подразделений, находящихся на удаленном расстоянии. Еще очень важно для нас было ведение всех операций в одной базе — от самой первой по формированию уставного фонда до выведения финансового результата по всей корпорации, независимо от количества предприятий, подразделений, от выбранной системы налогообложения. И, безусловно, обновленная программа должна была автоматизировать бухгалтерский учет. 

— Как происходил процесс обновления системы учета? Что нужно было поменять в первую очередь?

— Мы познакомились с новой программой в декабре 2006. И решили начать с товарного учета: не теряя того, что у нас уже было, перейти параллельно на новую систему. Специалисты компании «ХВОЯ» помогли перенести нам в автоматическом режиме все данные из существующих программ в новую систему. Мы завели исходные данные, то есть остатки по товарам, по деньгам, по взаиморасчетам и один месяц параллельно работали в двух системах, тестируя новую программу. Таким образом, мы имели возможность сравнить то, что у нас было, с тем, что нам предлагали. Когда мы убедились, что все работает великолепно, то с января 2007 мы полностью перешли в новый режим.

— Как происходило обучение персонала? С какими трудностями столкнулись?

— С обучением особых сложностей не было, потому что непосредственно перед тем, как запускать программу мы ее настроили под каждого пользователя. Установили доступ к тем документам, с которыми они должны были работать. Например, у товароведа есть доступ ко всем документам, связанным с движением товара, приходам, перемещениям, списаниям, к построению отчетов связанных с движением товара. У шеф-повара — к технологическим картам, к документам прихода, расхода. То есть все предельно просто: каждый пользователь заходит и работает со своим направлениям. Все в единой базе, и как только человек туда вносит какие-то свои изначальные данные, это находит отражение в общей картине по предприятию. А поскольку каждый специалист имеет доступ только к своей сфере, то таким образом мы еще обеспечили конфиденциальность и обезопасили себя от возможной утечки информации.
Сложностей, в принципе, не было, так как программа предельно проста в использовании.

— Были ли какие-то индивидуальные особенности именно для вашего ресторана?

— Это было требование бесперебойной работы во время замены системы учета. Также очень важным для нас было сохранение всех исходных данных, так как их потеря привела бы к информационной катастрофе на производстве, что повлекло бы за собой длительный простой и значительные финансовые потери. То есть в момент замены наш ресторан работал в полную силу, параллельно были произведены все плановые текущие мероприятия: инвентаризации, все отчеты. И в процессе замены мы уже внедрили систему контроля расходов на оплату труда, в этой же программе внедрили ежедневное табелирование с учетом нашего штатного расписания, дня недели, сезонности, то есть автоматизировали и этот процесс. Внедрили систему вычисления образующихся отклонений в учете. Речь идет об излишках, с которыми сталкиваются все рестораны. Разработали очень удобные в обращении признаки документа, которые потом в дальнейшем используются для автоматической выгрузки в 1С бухгалтерию, то есть исходные данные вводятся в основную программу, обрабатываются и оттуда автоматически передаются по признакам в 1С.

— Как справилась компания «ХВОЯ Интегра» с этой специализацией? Учла ли эти особенности?

— Безусловно, в отличие от других фирм, которые специализируются на данных услугах, компания «ХВОЯ» четко решает поставленные задачи. У нас просто, к сожалению, был опыт работы с компаниями, которые обещали все учесть и выполнить все наши требования, а в результате ничего не делали, либо даже не обещали, а говорили, что все это невозможно.

— Какой процент оборудования пришлось заменить в связи с обновлением системы?

— Замена оборудования у нас вообще не производилась, потому что в этом не было необходимости. То оборудование, которым мы до этого пользовались, было полностью совместимо с новой системой учета. Никаких затрат на этот пункт не потребовалось.

— Как вы оцениваете финансовые затраты на этот процесс? Как быстро они окупаются?

— Опять-таки есть с чем сравнивать: те программы по управлению рестораном, которые у нас были до этой, имели стоимость на порядок выше. Я говорю о том, что дороже — это не всегда лучше. Например, даже если учесть только один факт из многих — трудовые ресурсы, которые необходимы для организации полноценного учета, то только по этой статье новая программа окупилась за месяц.

Пресс-релизы размещаются на платной основе в раздел Пресс-релизы

Если вы заметили ошибку, выделите необходимый текст и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить об этом редакции.
powered by lun.ua

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ

Корреспондент.net в cоцсетях