Делегировать или не делегировать – вот в чём вопрос

Если бы каждый хорошо делал то, для чего его взяли на работу и за что ему платят деньги, вашей компании не требовалось бы заботиться о мотивации сотрудников и иметь для этого менеджеров Н. Стивенсон

Вышеуказанная цитата удачно определяет причину и важность делегирования в бизнесе. Многие руководители считают, что делегирование важно, потому что это помогает им быть более продуктивными. Они могут уделять больше времени сосредоточению на более важных стратегических задачах. С одной стороны, это действительно так, однако делегирование важнее в качестве инструмента для развития и повышения общего потенциала членов команды.

Делегирование – не искусство. Это навык, которому можно научиться.

Так как же эффективно делегировать и нужно ли вообще это делать? В апреле в стенах Европейской Бизнес Ассоциации прошел тренинг «Делегирование как инструмент для мотивации и развития персонала» от Юлии Бойко, старшего бизнес-тренера и консультанта компании BogushTime. Итак, несколько секретов делегирования.

Что же такое делегирование?

В бизнесе делегированием является передача задачи сверху вниз – один раз. Тоесть, задача, делегированная подчиненному и выполненная им, никогда не возвращается обратно к руководителю.

Неотъемлемой частью любых бизнес процессов является перманентное расширение спектра задач и обязанностей. Однако, часто бывает, что руководители, нагружая себя задачами, не хотят ими «делиться» со своими подчиненными. Почему так происходит? В основном, причина кроется в страхах и предубеждения, что:

·         Это слишком рискованно: что, если что-то пойдет не так, мне нужно будет потратить больше времени на исправление?

Прежде чем делегировать задачу, нужно взвесить риск для вас, вашего коллеги или проекта, и только потом решать, уместно ли делегировать.

·         Это быстрее сделать самому: объяснение того, что нужно делать, занимает больше времени, чем если бы я делал это сам.

В краткосрочной перспективе это имеет место быть, но, если делегировать задачу, которую вы выполняете на регулярной основе, вы точно сэкономите свое время.  

·         Они могут сделать это лучше меня: тогда я буду выглядеть как некомпетентный менеджер.

В действительности, это лишь означает, что вы нашли подходящего человека для работы и подтверждаете свои способности руководить другими для достижения наилучшего результата.

Если вы всё же смогли откинуть страхи и готовы поручить подчинённым выполнение задачи, ниже несколько секретов эффективного делегирования.

Ведь хорошо выполненная делегация - бесценный инструмент для лидеров. Однако, важно качественно спланировать этот процесс. Это включает в себя несколько этапов и правильное использование навыков общения.

И изначально, нужно ответить себе на 3 важных вопроса – что? когда? как?

ЧТО? Ответ на этот вопрос включает в себя суть задания и результаты, которые должны быть предоставлены по окончанию. Также, на этом этапе определяются трудности, которых следует ожидать и отклонения от конечного результата.

КОГДА? Зафиксировать время начала и завершения работы. Кроме того, стоит определить промежуточные сроки, которые должны быть соблюдены. Это даты, когда руководитель контролирует ход выполнения задачи, а сотрудник информирует о положении дел.

КАК? Данный этап предполагает определение полномочий и необходимых ресурсов. К примеру, на какие нормативные документы следует обратить внимание, какие инстанции и подразделения нужно проинформировать, какими могут быть затраты, как следует подходить к выполнению задачи, какие методы и способы применять.

После четкой формулировки задания, вам необходимо выбрать исполнителя-подчиненного. Здесь основополагающим фактором является понимание своей команды. У каждого есть свои сильные и слабые стороны, предпочтения, которые в конечном итоге будут определять, какие задачи они могут выполнять и насколько эффективно.

Личные наблюдения также важны. Вы можете обнаружить, что некоторые сотрудники возмущаются выполнением определенных задач, но получают удовольствие от задач другого типа. Используйте это, чтобы поддерживать боевой дух и производительность на высоком уровне.

После определения задачи идет этап поддержки и обратной связи. Не забывайте поощрять вопросы, отслеживать и анализировать прогресс.

Для анализа прогресса помогут следующие вопросы:

·         Смогли ли Вы в результате делегирования сосредоточиться на других важных руководящих задачах?

·         Как развивался человек, которому вы делегировали задачу? Увеличил ли свои собственные возможности и опыт?

·         Какие уроки вы извлекли из делегирования?

Успешное делегирование начинается с понимания того, что это требует сосредоточенности, практики и развития, как и любой другой навык. Как только вы расставите приоритеты и начнете учиться на своих ошибках, вы сможете превратить его в эффективный инструмент, позволяющий снизить нагрузку и повысить эффективность всей команды.

Как писал Джордж Паттон: «Никогда не говорите людям, как делать вещи. Скажите им, что делать, и они удивят вас своей изобретательностью».