12 инструментов для эффективного бизнеса с минимальными затратами

В бизнесе, как и в искусстве, нельзя достигнуть желаемого результата без использования хороших инструментов.

Талантливый художник не напишет картину без красок и холста даже при большом вдохновении. А пробивной предприниматель не создаст прибыльное дело без эффективных инструментов управления бизнесом даже при стахановском трудолюбии. Вполне закономерно, что малый и средний бизнес активно использует онлайн-сервисы для автоматизации бизнеса. С их помощью украинские компании легче переживают экономический кризис, так как они помогают объединить компанию и наладить работу коллектива.

Компании, в которых не налажен нормальный рабочий процесс, не могут работать продуктивно, а значит приносить прибыль и достойно конкурировать на рынке. Они первыми ощущают удары экономики, не выдерживают конкуренции и уходят в историю. Отсутствие нормальной связи между сотрудниками, бесконечные поиски документов в почтовой переписке, огромное количество программ с паролями и логинами, делают работу неэффективной. Любая задача с таким подходом занимает большое количество времени, а в кризисное время - это просто непозволительно.

Чтобы навести порядок в компании, нужен сервис, который охватывает все потребности бизнеса, работает как единое целое, и включает в себя инструменты управления задачами и проектами, CRM, голосовую и видеосвязь, мессенджер, а также возможность работы с документами и файлами.

Переучивать людей для работы в новой среде трудно, поэтому нужно выбирать максимально простую и интуитивно понятную систему. Именно поэтому более 5000 украинских компаний выбрали облачный сервис Битрикс24. Его разработчики дали возможность людям работать в пространстве, максимально похожем на социальную сеть.

Благодаря такому подходу Битрикс24 объединяет всю компанию и приживается без какого-либо сопротивления. По своей концепции он универсален и подходит для компаний практически любой формы собственности, сферы деятельности, структуры и размера коллектива. А наибольшую отдачу получает малый бизнес, который не использует специальное ПО для организации бизнес-процессов.

Вся работа выполняется в одной системе, а облачная архитектура делает доступной работу из любой точки мира. Сотрудники могут работать из дома, со смартфона или планшета, и даже в отпуске.

Социальная сеть для коллектива

Социальность – это главный принцип, по которому работает Битрикс24. Его модуль «Живая лента» визуально и по функционалу похож на закрытую социальную сеть для коллектива. Она помогает быть в курсе всех новостей компании, видеть ход выполнения задач, обсуждать с коллегами рабочие вопросы. Такой подход увеличивает вовлеченность сотрудников в рабочие процессы и налаживает отношения в компании.

Но в сравнении с Facebook или «Вконтакте» у рабочей «Живой ленты» есть несколько преимуществ. Во-первых, высокая продуктивность общения между коллегами. Они сконцентрированы на обсуждении рабочих вопросов и не отвлекаются на другие вещи. А руководство может следить за активностью подчиненных. Во-вторых, к постам можно прикреплять офисные документы, макеты, привязывать события в календаре, комментировать, ставить лайки. В-третьих, высокая конфиденциальность общения. К ленте имеют доступ только сотрудники компании.

Каждый работник имеет свой профиль, где сам указывает свои персональные и контактные данные, добавляет фото, должность, в каких рабочих группах состоит. Именно так, как происходит в социальной сети. Больше никому никого не нужно добавлять в контакты или уточнять какую-то информацию — список сотрудников уже есть в мессенджере. В нем можно пообщаться тет-а-тет, в групповых чатах и конференциях, а также в формате видеозвонков с участием до 4 человек бесплатно.

Задачи и проекты

Выполнение задач и поручений напрямую зависит от того, насколько грамотно они ставятся. Казалось бы, что может быть легче. Но в процессе выясняется, что нужно попутно указать дедлайн, подключить помощников, назначить наблюдателей, координаторов проекта, сопроводить исполнителя всей необходимой информацией и материалами, которые понадобятся ему по ходу работы. Благодаря универсальному автоматическому шаблону, задачу в Битрикс24 можно поставить за пару минут. Вручную нужно вводить только название и описание. При этом она будет структурированной, понятной, снабженной всеми материалами, со сроками, исполнителями и ответственными лицами. 

Контроль за выполнением будет занимать минимум времени, благодаря такому инструменту как диаграмма Ганта. При этом автоматически отчеты о затраченном на выполнение времени позволят руководителю оценить, кто работал хорошо, а кто – не очень.

Онлайн-работа с документами

Маленькие организации оценят возможность сэкономить на лицензии офисных программ. «Битрик24» совместим с онлайн-сервисами Office Online и Google Docs. Поэтому с его помощью можно полноценно работать с текстовыми файлами, таблицами и презентациями: создавать, просматривать, вносить правки можно сразу на портале без скачивания документов. При этом вам не надо платить за лицензионный Microsoft Office и вы чисты перед законом.

За организацию файлов и документов отвечает Битрикс24.Диск — облачное хранилище, позволяющее сотрудникам совместно работать с документами и предоставлять файлы в общий доступ. Сама структура файлов при этом не страдает — каждый документ всегда на своём месте, в связке с проектом или задачей.

Кроме того, вы лучше организуете работу коллектива, если будете использовать календарь для планирования событий в компании (встреч, командировок, корпоративов). С помощью инструмента «Собрания и планерки» за пару кликов можно проинформировать коллег о предстоящем собрании. Удобно, что инициатор встречи может выбрать такой период времени, когда у всех участников нет других встреч и они на рабочем месте. Все, кто должен присутствовать, получат «повестку» в личный календарь. Задачи, о выполнении которых вы договорились на планерке, будут разделены между сотрудникам и включены в общий план работы.

Организация продаж в CRM

При подключении к «Битрикс24» вы можете бесплатно использовать CRM-систему. Система управления взаимоотношениями с клиентами позволит собрать в одном месте координаты партнеров и видеть эффективность контактов с ними. Менеджерам доступны все необходимые инструменты: быстрый доступ к задачам, сделкам, голосовой связи, выставлению счетов, а также удобной обработке лидов. Процессы ведения сделок упрощаются и ускоряются, следовательно, у человека остаётся больше времени на поиск новых клиентов.

Для анализа ситуации и результатов Битрикс24 позволяет буквально в один клик выстроить наглядную воронку продаж и общую статистику по результатам деятельности за любой период.

Создать свой офис в Битрикс24 можно прямо сейчас. Все основные функции, включая CRM и корпоративное файловое хранилище на 5 ГБ, предоставляются любой компании для 12 сотрудников абсолютно бесплатно. Регистрируешься и работаешь.

Бонус для читателей Корреспондент.net. 2 октября 2014 года облачному сервису Битрикс24 в Украине будет 1 год. В честь дня рождения будет разыгран главный приз MacBook Air 11’. В розыгрыше принимают участие все компании, которые зарегистрировались со 2 октября 2013 года по 2 октября 2014 года и активно использует сервис для работы. Розыгрыш состоится 9 октября 2014 года. С условиями можно ознакомиться  на официальном сайте.