Вскоре завершится пятилетний срок, отведенный на оцифровку трудовых книжек. Кто и как это должен сделать и почему стоит успеть к дедлайну?
Судьба бумажного документа
Согласно действующему законодательству (Закон № 1217-IX), финальная дата для перевода бумажных трудовых книжек в цифровой формат определена 10 июня 2026 года. Этот момент станет логичным завершением пятилетнего адаптационного периода, начавшегося в 2021 году, для окончательного внедрения электронного учета профессиональной деятельности граждан.
Процедуру оцифровки вправе инициировать как работодатели, так и сами граждане, воспользовавшись веб-порталом Пенсионного фонда Украины (ПФУ).
Сейчас за несоблюдение сроков оцифровки административные санкции или штрафы не предусмотрены, игнорирование этого процесса может создать существенные препятствия в будущем. Отсутствие сведений в государственном реестре часто становится причиной задержек при оформлении пенсионных выплат или возникает необходимость в дополнительном документальном подтверждении стажа.
При этом в парламенте уже зарегистрирован законопроект № 14257, который предлагает пролонгировать срок загрузки данных на весь период действия военного положения и плюс еще три года после его отмены. Однако пока этот документ не принят, и официальным ориентиром остается лето 2026 года.
После оцифровки бумажная книжка возвращается работнику на хранение в качестве официального документа. Если он желает, то работодатель должен продолжать дублировать в нем записи параллельно с электронным учетом.
Требования к сканированию
В Пенсионном фонде напоминают, что приобретенный до 1 января 2004 года стаж учитывается по данным трудовой книжки, выданной при трудоустройстве. А после этой даты - по данным реестра застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования.
Поэтому в случае утраты трудовой книжки или других документов, подтверждающих стаж, его может быть тяжело подтвердить. Для того, чтобы обезопасить себя, лучше вовремя оцифровать бумажную трудовую.
К слову, можно также оцифровать любые документы, подтверждающие страховой стаж. Кроме трудовой книжки, это могут быть:
- документы о получении образования;
- свидетельство о рождении ребенка (для женщин);
- военный билет;
- в случае утраты трудовой: справки, выписки из приказов, личные счета и сведения о выдаче заработной платы, удостоверения, характеристики, письменные трудовые договоры и соглашения с отметками об их исполнении и другие документы, содержащие данные о каких-то периодах работы.
Подать в ПФУ оцифрованную книжку можно через портал электронных услуг. Для этого следует зайти в личный кабинет, выбрать раздел "Коммуникации по ПФУ" и "Сведения о трудовых отношениях".
Отсканированные копии трудовой должны отвечать таким требованиям:
- должны быть цветными;
- должны быть скан-копии всех заполненных страниц трудовой книжки в хронологическом порядке;
- должны быть четкими и отображать все реквизиты (название документа, серийный номер, дату выдачи, печати, подписи, ФИО владельца) и непосредственно сами записи (рекомендуемое разрешение при сканировании - 300 dpi);
- формат изображения должен быть .jpg или .pdf;
- размер каждого файла не должен превышать 1 Мб.
Пустые страницы трудовой книги не нужно сканировать. И дополнительно сообщать о том, что часть страниц не была отсканирована из-за отсутствия там записей, не надо.
Для пенсионеров оцифровка трудовых книжек необязательна: если пенсия уже назначена, то все данные уже учтены Пенсионным фондом. Однако для проверки стажа или работающим пенсионерам рекомендуют предоставить отсканированные копии через портал ПФУ до 10 июня 2026 года.
Если же нет возможности сделать это самостоятельно, можно обратиться за помощью к работодателю или в сервисный центр ПФУ.
Важно, что оцифровка бесплатна и обеспечивает прозрачность данных о стаже, снижая риск потери документов.
Что не засчитают в стаж
Чаще всего при начислении пенсии не засчитывают периоды из страхового стажа, когда не уплачивался единый социальный взнос (ЕСВ) или были ошибки в документах.
Поэтому даже длительный трудовой стаж не всегда гарантирует назначение пенсии.
При определении права на пенсию принимается во внимание не весь трудовой путь. В ПФУ объясняют, что в страховой стаж включают только те месяцы и годы, за которые фактически уплачен единый социальный взнос и есть этому надлежащее документальное подтверждение.
То есть Пенсионный фонд засчитывает только подтвержденный страховой стаж. Поэтому часть его может быть потеряна, а в отдельных случаях человек вообще может не набрать минимально необходимого стажа для выхода на пенсию.
Наиболее распространенной причиной незачисления стажа является неофициальная занятость. Если трудовые отношения не были оформлены должным образом или работодатель не платил ЕСВ, такой период в стаж не включается.
В случае частичной оплаты взноса стаж засчитывается пропорционально уплаченной сумме. Если же взносы не уплачивались совсем, то этот период полностью исключают из стажа.
Кроме того, проблемы с учетом стажа могут возникать из-за:
- отсутствия записей или ошибок в трудовой книжке;
- неправильных дат, отсутствующих печатей или неточных формулировок;
- обучения в высших учебных заведениях до 2004 года, если оно не подтверждено соответствующими документами.
В ПФУ также обращают внимание на работу по гражданско-правовым договорам, особенно в период до 2016 года. Во многих случаях при таком формате труда ЕСВ не уплачивался, поэтому соответствующие периоды не включают в страховой стаж.
Отдельно следует учесть, что период работы за границей могут не засчитать, если между Украиной и соответствующим государством не заключено соглашение о взаимном признании страхового стажа.
В то же время законодательство предусматривает возможность зачисления отдельных периодов даже без фактической уплаты взносов. К ним относятся, в частности, военная служба и мобилизация, отпуск по уходу за ребенком до трех лет, а также периоды простоя - при уплате работодателем минимального страхового взноса.
А вот обучение в высших, средних специальных учебных заведениях, училищах и на курсах на дневной форме с 1 января 2004 года не входит в стаж. С этой даты вступил в силу Закон № 1058-IV, который ввел понятие "страховой стаж" и учитывает только те периоды, за которые уплачены страховые взносы.
Галина Гирак